top of page

Paperless Finance and Accounting with Document Management System

Updated: Nov 22, 2023


document management system finance and accounting

Document Management System (DMS) adalah platform yang dapat membantu mengelola dokumen digital secara efektif. Data tak terstruktur seperti dokumen-dokumen word, PDF, email, dan gambar yang dipindai dapat disimpan secara aman melalui cloud serta accessible untuk pengguna yang berwenang dengan bantuan teknologi ini. Platform ini mengelola seluruh siklus dokumen, mulai dari digitalisasi, penyimpanan, dan orkestrasi hingga arsip.


Bagaimana Document Management System dapat mentransformasi departemen finance and accounting?


Tim keuangan tidak memiliki visibilitas terhadap kewajiban pembayaran sehingga mengakibatkan permintaan arus kas tersendat. Semua ini menyebabkan penundaan dalam beberapa pembayaran kepada vendor mereka. Bagian akuntansi dan keuangan perusahaan banyak salah menempatkan faktur. Terkadang mereka juga tidak dapat melacak faktur tersebut mengakibatkan vendor akan menagih perusahaan dengan biaya keterlambatan yang sesuai. Hal ini merupakan kerugian bisnis bagi perusahaan. Kondisi ini dapat terjadi karena departemen-departemen di perusahaan bekerja secara terpisah dan tidak memiliki visibilitas. Beberapa ketidaksesuaian dari vendor telah dipindahkan tanpa ada jejak tanggapan untuk tindakan korektif. Singkatnya, tim finance and accounting menghadapi proses manual yang rawan kesalahan, kurangnya komunikasi antar divisi, tidak ada visibilitas ke dalam alur kerja dan data invoice serta tidak ada compliance terhadap prosedur operasi standar yang mengakibatkan risiko yang tidak diketahui.


3 alur kerja yang dapat ditransformasi oleh Document Management System (DMS) pada departemen finance and accounting:


document management system dms finance


1. Procure to Pay


Menyederhanakan proses end-to-end, mulai dari permintaan pembelian dan pemilihan vendor hingga pembuatan invoice akhir dan pembayaran. Terintegrasi dengan Enterprise Resource Planning (ERP), 3rd party application, maupun aplikasi yang telah ada lainnya untuk mengelola operasi sehari-hari dengan lancar. Fitur-fitur lainnya pada Document Management System yang dapat digunakan pada alur kerja procure to pay adalah dapat membandingkan beberapa quotation, menarik invoice dari berbagai sumber, mengklasifikasi purchase request berdasarkan parameter yang telah ditentukan hingga intelligent document management.


2. Order to Cash


Mengautomasi proses sales order mulai dari mendapatkan order document hingga menerima pembayaran. Document Management System dapat membantu perkiraan arus kas dan meningkatkan efisiensi operasional dengan sistem manajemen piutang yang terintegrasi. Fitur-fiturnya adalah otomatisasi penagihan, memposting invoice penagihan, notifikasi account receivable dan pengumpulan account receivable invoice.


3. Record-to-Report


Menyederhanakan data transaksional untuk visibilitas dan informasi kinerja keuangan perusahaan dengan melacak semua aktivitas keuangan dengan grafik dan visualisasi, laporan terjadwal, validasi otomatis standard chart of accounts journal entry upload, hingga penanganan audit.


Selain mendukung ketiga alur kerja diatas, Document Management System juga memiliki fitur master data management yang dapat memastikan konsistensi data di seluruh aplikasi dan sistem. Fitur ini memberikan compliance yang lebih baik, meningkatkan visibilitas proses, menstandarisasi proses dan meningkatkan produktivitas operasi pada finance and accounting.

Sebelum kerugian perusahaan semakin bertambah karena tidak efisiennya proses pada departemen keuangan anda, segeralah mengimplementasikan Document Management System (DMS) dengan menghubungi Netmarks Indonesia melalui form contact us pada website ini atau dengan email ke marketing@netmarks.co.id


sources:


73 views0 comments

Comments


bottom of page