Perusahaan perlu mengatasi banyak sekali waktu dan tenaga yang diperlukan untuk menangani setiap proses manual dalam dokumentasi. Pekerjaan manual tersebut meliputi pembuatan dokumen atau perjanjian, pengambilan data dari dokumen, pengumpulan tanda tangan elektronik, pendistribusian, dan pengarsipan dokumen. Software Adobe adalah aplikasi yang umum digunakan dalam proses dokumentasi. Bahkan, sudah banyak perusahaan yang menggunakan API untuk diintegrasikan dengan produk-produk Adobe seperti Adobe Document Generation dan Adobe Acrobat Sign. Adobe Document Generation sering digunakan untuk membuat custom pdf template sedangkan Adobe Acrobat Sign digunakan untuk e-signatures.
Istilah API tentu sudah sering terdengar karena memang sudah banyak perusahaan yang menggunakannya. API adalah singkatan dari Application Programming Interface. API sendiri merupakan interface yang dapat menghubungkan satu aplikasi dengan aplikasi lainnya. Peran API adalah sebagai perantara antar berbagai aplikasi berbeda, baik dalam satu platform yang sama ataupun lintas platform. Penggunaan API pada perusahaan contohnya adalah saat proses registrasi karyawan baru. HR (Human Resources) staf menggunakan platform Workday (HR Application), lalu aplikasi ini dapat dintegrasikan dengan aplikasi Adobe Document untuk membuat kontrak karyawan baru tersebut.
Walaupun API sudah menghubungkan satu aplikasi ke aplikasi lainnya, tetapi masih banyak pekerjaan manual yang harus dilakukan. Contohnya adalah staf HR perlu mengakses Adobe Document secara manual untuk mengintegrasikannya data yang sudah diinput pada Workday. Hal ini tentunya memakan waktu dan tenaga staf yang bersangkutan karena masih dikerjakan secara manual padahal pekerjaan tersebut sangatlah mudah untuk dikerjakan. Mengeliminisai pekerjaan yang sangat mudah dan berulang seperti itu dapat menggunakan Robotic Process Automation (RPA). Robotic Process Automation (RPA) adalah sebuah software yang dapat mempelajari, meniru dan mengerjakan pekerjaan manusia secara otomatis, terutama pekerjaan yang memiliki rules dan bersifat berulang atau repetitif.
Salah satu platform yang dapat mengimplementasikan RPA pada API atau biasa disebut API Automation adalah UiPath Integration Service. Sebagai contohnya, setelah menggunakan UiPath Integration Service, maka karyawan tidak perlu lagi mengakses Adobe Document Generation untuk mengintegrasikannya dengan Workday tetapi sudah dilakukan secara otomatis oleh bot RPA.
Contoh Penggunaan UiPath RPA Pada Proses Administrasi Karyawan Baru:
Penggunaan UiPath RPA dapat terlihat dari gambar diatas dimana bot RPA dapat otomatis mengakses Adobe Document Generation API untuk membuat kontrak kerja, lalu dilanjutkan mengakses Adobe Sign API untuk tanda tangan kontrak tersebut. Selanjutnya, bot RPA otomatis membuat tiket untuk memesan perlengkapan pada platform ServiceNow (platform digital workflow). Terakhir, bot RPA memberikan pemberitahuan kepada staf HR tentang status administrasi karyawan baru tersebut melalui aplikasi Slack (chat application). Bot mengerjakan keseluruhan proses integrasi antara Adobe Document Generation API dan Acrobat Sign API, Workday, ServiceNow, dan Slack diatas secara berurutan.
RPA dapat menghilangkan kesalahan manusia dan pekerjaan manual yang membosankan antar aplikasi. Kemitraan UiPath dan Adobe mengurangi pekerjaan sekaligus mengurangi waktu pengerjaannya. Integrasi UiPath dan Adobe ini dapat digunakan diberbagai bidang seperti bidang hukum atau legal untuk pembuatan kontrak, pembelian dan penjualan untuk pembuatan purchase order, serta perbankan untuk pembuatan loan application. Jika anda tertarik untuk konsultasi mengenai API automation, silahkan menghubungi Netmarks Indonesia pada form contact us di website ini atau dengan email ke marketing@netmarks.co.id
sources: