Mengapa perusahaan sangat membutuhkan Enterprise Content Management (ECM)? yaitu sistem dokumen atau konten bisnis yang digunakan untuk mendapatkan, mengelola, menyimpan, melindungi dan menyampaikan konten dan dokumen terkait dengan proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan atau organisasi. Tingginya kesalahan pengelolaan konten korporasi seperti dokumen, gambar, video dan konten media sosial, membuat perusahaan sangat memerlukan aplikasi yang dapat membantu mengelola konten. Selain itu, tantangan lain yang timbul dari banyaknya konten pada perusahaan adalah ketidakefisienan penyimpanan, kesulitan menemukan file yang sedang dicari, kesulitan berkolaborasi antar departemen, tidak adanya analisa dari data-data yang tersimpan dan kekurangan compliance dari peraturan perusahaan terhadap data-data perusahaan.
Salah satu solusi yang muncul sebagai jawaban atas kompleksitas ini adalah produk ECM (Enterprise Content Management) atau Contextual Content Services dari Newgen. ECM Newgen adalah suatu platform yang menyediakan solusi end-to-end untuk mengelola, menyimpan, dan berbagi berbagai jenis konten bisnis.
Komponen Enterprise Content Management (ECM) dari Newgen adalah:
1. Processing and Storage
Enterprise Content Management (ECM) dari Newgen menawarkan pengelolaan dokumen yang efektif dengan alur kerja yang terpusat pada Cloud. Content respository yang terintegrasi dengan baik, document viewer, intuitive search dan kemampuan anotasi.
Dapatkan tampilan menyeluruh dari konten yang tersimpan dan aktivitas pada konten tersebut melalui dasbor. Mengaktifkan role-based access ke dokumen, tugas yang tertunda, alarm, dan pengingat
Membagikan konten secara aman dengan pengguna eksternal melalui tautan yang dilindungi kata sandi
Mengelola konten dengan kemampuan yang meliputi anotasi, pembuatan versi, check-in, check-out dan akses dokumen online/offline.
Lacak aktivitas pada dokumen, folder, laporan dan jejak audit
Cari informasi dengan advanced search dan intuitif seperti pencarian teks, indeks, folder, dan dokumen, auto suggestion search, dan pencarian highlight.
2. Orchestration
Menyederhanakan pengelolaan konten di seluruh perusahaan dengan memanfaatkan platform Newgen Low Code Process Automation. Platform ini mengelola konten dengan dari titik awal pembuatan konten hingga akhir dan dapat berinteraksi dengan berbagai aplikasi dan sistem perusahaan.
Konfigurasikan aturan bisnis yang kompleks melalui logika if-else yang sederhana dan matriks dengan no-code web interface
End-to-end automasi dengan Robotic Process Automation (RPA) dan Business Process Management (BPM)
Mendapatkan insight mengenai histori performa perusahaan melalui dasbor visual untuk mengukur key performance indicators (KPIs)
Memprediksi dampak dari perubahan strategis dan perubahan taktis dengan secara bersamaan. Menjalankan beberapa skenario berdasarkan kondisi what-if yang berbeda untuk mengoptimalkan biaya dan KPI proses, serta menganalisis berbagai skenario sebelum penerapan
3. Record and File Archival
Mematuhi kebijakan peraturan dan tata kelola untuk pengarsipan jangka panjang untuk arsip fisik dan elektronik dengan Newgen’s Record Management System.
Mengelola arsip elektronik dan arsip fisik dari pembuatan hingga disposisi dan melacak dengan laporan yang ekstensif dan jejak audit
Memastikan akses yang aman pada file yang diarsip dengan akses yang tleh ditentukan untuk pencarian dan pengambilan arsip
Menerapkan pencarian yang komprehensif pada arsip, elektronik, dan catatan fisik
Mengelola social media records seperti Facebook, Twitter, dan LinkedIn
Mengoptimalkan ukuran dan skalabilitas konten media sosial.
Manfaat dari penggunaan ECM Newgen adalah memastikan compliance dan mendokumentasikan keamanan melalui standardisasi dan manajemen catatan yang kuat. Dapatkan ROI yang lebih baik dengan melakukan investasi pada platform yang dapat diintegrasikan dalam beberapa sistem dan aplikasi bisnis. Selain itu, manfaat utama penggunaan ECM Newgen adalah meningkatkan efisiensi dan memastikan pengambilan keputusan yang lebih cerdas melalui klasifikasi konten. Konsultasi dan implementasi mengenai Enterprise Content Management (ECM) dan Document Management System (DMS) dapat menghubungi Netmarks Indonesia melalui form contact us pada website ini atau email ke marketing@netmarks.co.id
sources: