top of page

Efisiensi Pengelolaan Dokumen dan Konten Bisnis dengan Enterprise Content Management (ECM) Platform

Updated: Jan 17


enterprise content document management system ecm dms

Enterprise Content Management (ECM) adalah sistem dokumen atau konten bisnis yang digunakan untuk mendapatkan, mengelola, menyimpan, melindungi dan menyampaikan konten dan dokumen terkait dengan proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan atau organisasi.  Perusahaan penting untuk mengelola informasi atau konten secara efektif untuk menambah produktivitas dalam bekerja. Enterprise Content Management (ECM) mampu membuat perusahaan menyediakan hal tersebut. ECM biasanya terintegrasi secara erat dengan Document Management System (DMS).  


Dalam era digital yang berkembang pesat ini, mengelola konten bisnis menjadi semakin krusial untuk kesuksesan suatu perusahaan. Salah satu solusi yang muncul sebagai jawaban atas kompleksitas ini adalah produk ECM (Enterprise Content Management) dari Newgen. Mari kita telaah bagaimana produk ini dapat membantu meningkatkan efisiensi bisnis dan menghadirkan manfaat yang signifikan.


Apa itu Enterprise Content Management (ECM) Newgen?


ECM Newgen adalah suatu platform yang menyediakan solusi end-to-end untuk mengelola, menyimpan, dan berbagi berbagai jenis konten bisnis. Menyimpan dan mengelola semua konten perusahaan dengan cara yang aman dan fleksibel sekaligus memungkinkan akses pengguna melalui berbagai saluran, termasuk aplikasi produktivitas. ECM Newgen membantu organisasi dalam merapihkan dan memanfaatkan informasi dengan lebih efektif.


Fitur Utama Enterprise Content Management (ECM) Newgen adalah:


1.Content Respository and Dashboard


ECM Newgen menawarkan berbagai fungsi library seperti check-in, check-out, auto-versioning dan lainnya. Repositori konten pada ECM Newgen dapat memudahkan penyimpanan, pencarian, dan akses. Visualisasi konten secara 360 derajat atau keseluruhan yang terpadu melalui dashboard dinamis yang dapat disesuaikan dengan preferensi individu.


2. Content Collaboration


Enterprise Content Management (ECM) Newgen dapat diintegrasikan dengan berbagai aplikasi bisnis, termasuk CRM dan ERP, sehingga memudahkan akses dan pengelolaan data dari berbagai sumber. ECM Newgen memiliki fitur seperti anotasi, pemprosesan dokumen secara paralel, dan pelacakan konten dalam berbagai tingkat, menambahkan catatan, penanda, dan komentar pada dokumen dan folder. Selain itu, ECM Newgen terintegrasi dengan Microsoft Teams untuk memungkinkan berbagi konten dengan repositori dan penjadwalan panggilan video. Berbagi konten dapat dilakukan dengan aman, baik di dalam maupun di luar perusahaan.


3. Content Processing


Enterprise Content Management (ECM) Newgen memungkinkan penyimpanan dokumen secara terpusat, memudahkan akses dan kolaborasi antar tim. Dengan alur kerja yang terotomatisasi, proses bisnis dapat dipercepat. Mengelola workflow (alur kerja) dokumen secara terpusat yaitu maker-checker, approval, and rejection. Ketersediaan informasi secara real-time dan free-error data untuk pengambilan keputusan yang tepat.


4. Secure Access and Auditing


Keamanan data adalah prioritas utama. Enterprise Content Management (ECM) Newgen dilengkapi dengan fitur keamanan tingkat lanjut dan memastikan bahwa organisasi mematuhi regulasi dan standar keamanan yang berlaku. Akses aman ke konten dari aplikasi perusahaan apa pun, melacak tindakan dan mencatat log audit terperinci untuk memenuhi persyaratan compliance. Otentikasi platform melalui server direktori yang sesuai dengan Lightweight Directory Access Protocol dan sistem single sign-on. Solusi ini dapat mengamankan data melalui enkripsi saat transmisi.


5. Support for Multiple Document Formats and Mobile


Fitur Enterprise Content Management (ECM) Newgen mendukung berbagai jenis dokumen, termasuk JPG, TIF, BMP, GIF, gambar PDF, PNG, ICO, HTML, konten situs web dan media yang kaya akan aset digital, termasuk gambar, video, dan file audio. Pengambilan, pemangkasan, kompresi, pencarian, tampilan, email, tinjauan, dan penghapusan dokumen dapat dilakukan dengan cepat dan kemampuan untuk mengunduh dokumen di perangkat seluler dapat dibaca secara offline.


Manfaat Enterprise Content Management (ECM) Newgen pada keseluruhan operasional perusahaan:


1. Peningkatan Produktivitas


Dengan alur kerja otomatis dan akses mudah ke dokumen, karyawan dapat fokus pada tugas-tugas inti bisnis mereka, meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.


2. Reduksi Risiko dan Kepatuhan


Dengan keamanan tingkat lanjut dan pemantauan aktivitas pengguna, risiko kehilangan data atau pelanggaran kebijakan dapat diminimalkan, mendukung kepatuhan organisasi.


3. Skalabilitas


ECM Newgen dirancang untuk tumbuh sejalan dengan pertumbuhan bisnis. Dengan skala yang mudah disesuaikan, organisasi dapat mengelola volume data yang semakin besar. Enterprise Content Management (ECM) adalah solusi yang komprehensif untuk mengelola konten bisnis, membantu organisasi meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko, dan mendukung pertumbuhan.


Dengan fitur-fitur unggulan dan manfaat yang ditawarkan, tidak heran jika banyak perusahaan memilih ECM Newgen sebagai kunci keberhasilan dalam mengelola konten mereka. Dengan implementasi ECM Newgen, perusahaan dapat berada di garis depan dalam menghadapi tantangan era digital dan meraih kesuksesan bisnis yang berkelanjutan. Konsultasi dan implementasi mengenai Enterprise Content Management (ECM) dan Document Management System (DMS) dapat menghubungi Netmarks Indonesia melalui form contact us pada website ini atau email ke marketing@netmarks.co.id


sources:


 

Bình luận


bottom of page