top of page

Bagaimana Account Payable (AP) Automation Mempercepat Invoice Process Flow

Updated: Nov 22, 2023


account payable ap invoice automation

Account Payable (AP) merupakan salah satu dari banyaknya bagian pada departemen keuangan atau finance and accounting. Seperti hampir keseluruhan departemen keuangan, proses Account Payable (AP) juga memiliki banyak tantangan. Proses AP dapat memakan waktu yang lama karena beberapa alasan seperti memindahkan dokumen fisik dari berbagai cabang ke kantor pusat untuk diproses, pencocokan dokumen secara manual seperti Invoice, PO (Purchase Order) dan GRN (Goods Receive Note) oleh pengguna ERP untuk pemprosesan pembayaran hingga ketergantungan pada dokumen fisik dalam memproses invoice.


Selain itu, terdapat tantangan lain yaitu sulitnya mengontrol dan mengawasi setiap dokumen atau proses Account Payable. Kondisi tersebut dapat terjadi karena tidak ada repositori pusat di seluruh departemen (keuangan, akunting, SDM, Admin, dll.) yang mengakibatkan manajer maupun staff yang bersangkutan tidak dapat mengontrol atau mengawasi vendor query (antrian pembayaran) maupun kemacetan jika ada proses atau dokumen yang memerlukan penanganan khusus. Tidak adanya repositori terpusat membuat antar dokumen berkomunikasi secara manual melalui email, telfon dan layanan pesan lainnya. Tentu kondisi ini rawan kesalahan dan risiko kebocoran data semakin meningkat.


Solusi Account Payable Automation yang ditawarkan Newgen dapat diintegrasikan dengan ERP yang sudah ada untuk memberikan pemprosesan invoice yang optimal, memiliki Omni Channel Initiation, mendigitalkan entri data, mencocokkan data invoice berdasarkan akun, pesanan pembelian, dan memetakannya ke transaksi hutang ERP. Berikut contoh proses PO Based of Invoice yang telah diautomasi:


account payable invoice automation

Berikut penjelasan proses Account Payable Automation:


1. Invoice Capture


AP Automation Newgen dapat menerima faktur dan dokumen pendukung lainnya dari berbagai sumber dan lokasi dengan fitur invoice capturing, mail capture, dan bulk upload.


2. Data Entry


Setelah faktur diekspor ke alur kerja yang telah ditentukan, pengguna dapat melakukan entri data dalam formulir terkait.


3. Duplicate Invoice Check


Duplicate Invoice Check akan dikonfigurasikan dalam sistem untuk mengenali invoice duplikat. Parameter untuk mengenali faktur duplikat dapat dikonfigurasi berdasarkan kode vendor, nomor faktur, nomor PO, dan tanggal faktur, dll.


4. Data Validation


Pada langkah ini, data PO/GRN dapat diambil dari ERP kemudian dicocokan dengan data invoice yang dimasukkan ke dalam sistem. Berdasarkan temuan tersebut, persetujuan atau penolakan dan pengecualian dapat dilakukan. Jika data memiliki ketidakcocokan, pengecualian dapat dilakukan jika data tidak sesuai dan invoice dapat dikirimkan ke departemen atau pengguna yang menangani pengecualian untuk melakukan tindakan perbaikan. Jika data cocok, maka data akan langsung berpindah ke langkah berikutnya.


5. Posting of Invoices


Setelah validasi berhasil, Account Payable (AP) Automation Newgen akan melakukan posting invoice secara langsung ke ERP yang akan menghilangkan intervensi manual pada proses posting invoice. Sistem solusi ini juga akan mengambil rincian pembayaran dari ERP setelah proses pembayaran invoice yang disetujui telah dieksekusi di ERP dan nomor referensi pembayaran yang sesuai akan diperbarui dalam transaksi masing-masing.


6. Storing Documents in OmnicDocs


Setelah transaksi berhasil, semua dokumen terkait akan disimpan di OmniDocs yang merupakan komponen repositori pusat dari solusi Account Payable (AP) Automation. Pengguna akan memiliki opsi untuk melampirkan dokumen selama tahap pemrosesan dan setelah selesai, dokumen tersebut akan disimpan di OmniDocs.


7. Real-time Report and Monitoring


Perancangan laporan dan SLA (Service Level Agreements) manajemen departemen, lnvoice Ageing Report, laporan status invoice dapat dipetakan dan dirancang dalam platform BAM (Business Activity Monitoring). BAM adalah dasbor pelaporan yang dapat digunakan oleh tim manajemen untuk memantau proses Account Payable (AP).


Manfaat yang didapat dari perusahaan tersebut setelah menggunakan Account Payable Automation dari Newgen adalah meningkatkan kecepatan proses departemen keuangan, meningkatkan audit and compliance, kolaborasi yang lancar antar karyawan, meningkatkan efisiensi tracking and monitoring. Solusi Account Payable Automation dapat meningkatkan efisiensi departemen keuangan dan mengurangi kesalahan pada prosesnya. Jika Anda ingin meningkatkan bisnis Anda menggunakan Account Payable (AP) Automation, silahkan menghubungi Netmarks Indonesia melalui form contact us pada website ini atau dengan email ke marketing@netmarks.co.id


Sources:




Comments


bottom of page