Proses bisnis pada perusahaan terutama di bagian keuangan memiliki banyak tantangan seperti masih memasukkan data secara manual, banyaknya sumber data yang berbeda jenis file karena kurangnya integrasi antar sistem, hingga sulitnya melacak dan memantau proses sebuah dokumen. Tantangan diatas dapat dibantu dengan Document Management System (DMS).
Document Management System (DMS) adalah platform yang dapat membantu mengelola dokumen digital secara efektif. Data tak terstruktur seperti dokumen-dokumen word, PDF, email, dan gambar yang dipindai dapat disimpan secara aman melalui cloud serta accessible untuk pengguna yang berwenang dengan bantuan teknologi ini. Platform ini mengelola seluruh siklus dokumen, mulai dari digitalisasi, penyimpanan, dan orkestrasi hingga arsip. Salah satu brand platform Document Management System (DMS) adalah Newgen.
Penyimpanan terpusat berbasis cloud pada Document Management System (DMS) membuat lebih mudah bagi organisasi untuk menyimpan dokumen keuangan secara digital dalam struktur dan format berstandar. Hal ini memungkinkan pengelolaan, akses, dan pengambilan dokumen keuangan dengan mudah sesuai kebutuhan. DMS menyediakan kemampuan collaboration untuk para karyawan seperti fitur workflow approval untuk mempercepat proses approval dan reviews. Version Control pada Document Management System (DMS) memungkinkan pengguna untuk melacak perubahan yang dilakukan pada dokumen dan menyimpan jejak audit, memungkinkan rekonstruksi tindakan yang diambil pada dokumen oleh individu. Security yang ditawarkan oleh DMS berupa lapisan kontrol tambahan melalui akses granular terhadap dokumen. Kebijakan keamanan yang ketat dan kontrol akses berbasis peran mencegah pengguna tidak sah dari mengakses dokumen-dokumen yang sensitif seperti dokumen keuangan.
Selain Document Management System (DMS), Newgen juga memiliki workflow automation yang akan semakin membantu proses bisnis pada departemen keuangan. Salah satu workflow automation yang dimiliki Newgen berfokus pada proses Account Payable (AP). Account Payable Automation Software dari Newgen memiliki fitur-fitur yang lengkap untuk invoice dan payment processing.
Berikut fitur-fitur Invoice Process pada Account Payable Automation milik Newgen:
1. Multi-channel capturing of invoices
2. AI-powered classification of invoices
3. Multi-engine extraction of invoices
4. AI-powered de-dupe checks
5. Image-assisted validations and fuzzy matching
6. Exception and payment management with dynamic approvals
7. Built-in rules for touchless processing of invoices
8. Seamless communication and query management with vendors via the portal
9. Strict adherence with local and global laws & regulations
Berikut fitur-fitur Payment Process pada Account Payable Automation milik Newgen:
1. Seamless bulk payment for single/multi-vendor invoices
2. Easy pre-scheduled payments
3. Auto knock-off advance payments and credit notes
4. Instant updates for vendors regarding payment status with reference details
Perusahaan pelayaran dan maritim dari Qatar telah menggunakan Account Payable Automation dari Newgen. Perusahaan tersebut menggunakan 3 sistem yang berbeda dan manual pada proses invoice and payment account payable sehingga sangat menghabiskan waktu dan menghasilkan banyak kesalahan dalam prosesnya. Account Payable Automation menawarkan single integrated platform yang dapat mengelola dan mengautomasi end-to-end transaksi pada proses account payable. Mulai dari purchase request, purchase order, hingga invoicing. Account Payable Automation dapat memberikan mekanisme untuk melacak status faktur dan mengirimkan notifikasi melalui SMS dan email jika terjadi masalah ke pihak yang bersangkutan. Account Payable Automation dari Newgen bahkan dapat diintegrasikan dengan SAP. Manfaat yang didapat dari perusahaan tersebut setelah menggunakan Account Payabale Automation dari Newgen adalah meningkatkan audit and compliance, kolaborasi yang lancar antar karyawan, meningkatkan efisiensi tracking and monitoring.
Proses dan solusi Document Management System (DMS) dan Account Payable Automation dapat meningkatkan efisiensi departemen keuangan dan mengurangi kesalahan pada prosesnya. Jika Anda ingin meningkatkan bisnis Anda menggunakan Document Management System dan Workflow Automation silahkan menghubungi Netmarks Indonesia melalui form contact us pada website ini atau dengan email ke marketing@netmarks.co.id
Sources: