Di era transformasi digital, perusahaan menghasilkan data dalam jumlah besar setiap harinya. Namun, menurut penelitian McKinsey, karyawan menghabiskan hampir 20% dari waktu kerja mereka untuk mencari informasi internal atau dokumen yang tidak terorganisir dengan baik. Masalah ini menyebabkan pemborosan waktu dan penurunan produktivitas di berbagai organisasi.
Pilihan antara dokumen fisik dan digital tidak hanya tentang teknologi, tetapi juga efisiensi, keamanan, dan biaya. Artikel ini akan membantu Anda memahami kedua opsi dan memberikan panduan spesifik untuk memilih sistem manajemen dokumen (DMS) yang paling cocok untuk kebutuhan bisnis Anda.
Dokumen Digital vs. Fisik: Perbandingan Utama
1. Efisiensi Operasional
Dokumen Digital
Data digital dapat diakses kapan saja melalui perangkat apa pun dengan koneksi internet. Selain itu, fitur pencarian berbasis kata kunci di platform DMS memungkinkan pengguna menemukan dokumen dalam hitungan detik saja. Menurut studi dari McKinsey, waktu yang dihabiskan untuk mencari informasi dapat mencapai 20% dari jam kerja karyawan.
Dokumen Fisik
Pencarian dokumen fisik sering kali memakan waktu lebih lama. Selain itu, dokumen yang salah tersimpan atau hilang bisa menyebabkan penundaan yang signifikan dalam operasional.
2. Biaya Operasional
Dokumen Digital
Biaya awal untuk sistem digital seperti software DMS mungkin cukup besar. Namun, dalam jangka panjang, solusi ini dapat mengurangi pengeluaran untuk kertas, tinta, dan ruang penyimpanan fisik. Mengutip data dari Dropbox, menyatakan bahwa pengelolaan secara digital dapat mengurangi biaya administrasi hingga 30%.
Dokumen Fisik
Ideal untuk perusahaan kecil dengan volume dokumen rendah. Namun, biaya jangka panjang untuk penyimpanan, pengarsipan, dan penggandaan sering kali meningkat seiring bertambahnya dokumen.
3. Keamanan Data
Dokumen Digital
Solusi digital dokumen menawarkan enkripsi, kontrol akses berbasis peran, dan log audit. Meski begitu, risiko peretasan tetap ada jika tidak dilengkapi dengan proteksi keamanan yang memadai.
Dokumen Fisik
Dokumen fisik tidak rentan terhadap ancaman digital, tetapi sangat rentan terhadap kerusakan akibat kebakaran, banjir, atau bahkan pencurian. Solusi seperti penyimpanan di lokasi yang aman dengan kontrol akses fisik menjadi penting untuk dokumen fisik.
Kapan Perusahaan Anda Cocok Menggunakan Document Management System atau Fisik?
Berdasarkan data dari Bitkom Research 2022, tren adopsi solusi digital untuk pengelolaan dokumen dan arsip meningkat secara signifikan.
Lebih dari 41% perusahaan sudah menerapkan sistem digital untuk manajemen dokumen mereka, sementara 22% lainnya sedang dalam tahap perencanaan implementasi. Hal ini menunjukkan bahwa solusi digital semakin dianggap penting untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
Pengelolaan Dokumen Secara Digital Cocok Jika:
Anda sering membutuhkan akses cepat ke dokumen.
Tim Anda bekerja dari berbagai lokasi.
Perusahaan Anda ingin mendukung inisiatif ramah lingkungan.
Pengelolaan Dokumen Secara Fisik Cocok Jika:
Dokumen yang dikelola bersifat jarang diakses atau hanya untuk arsip.
Infrastruktur digital perusahaan masih terbatas.
Panduan Memilih Pengelola Dokumen Digital
Identifikasi Kebutuhan Perusahaan
Apakah perusahaan Anda lebih banyak mengelola dokumen dalam bentuk operasional atau regulasi yang membutuhkan audit trail?
Fokus pada Keamanan
Pilih sistem yang menawarkan tingkat keamanan tinggi, baik untuk dokumen digital (enkripsi dan akses terbatas) maupun fisik (brankas atau sistem penyimpanan keaman).
Pertimbangkan Skalabilitas
Pilih sistem yang dapat berkembang seiring pertumbuhan perusahaan.
Evaluasi ROI
Hitung biaya awal dan manfaat jangka panjang dari pilihan digital atau fisik
Kesimpulan
Menentukan antara dokumen digital vs dokumen fisik bukan sekadar soal teknologi, tetapi soal efisiensi, keamanan, dan kebutuhan spesifik bisnis Anda. Studi dari Dropbox menunjukkan bahwa digitalisasi dokumen dapat mengurangi biaya administrasi hingga 30%.
Sederhanakan Proses Pengelolaan Dokumen Anda dengan Netmarks Indonesia!
Mengurangi waktu kerja yang terbuang dan meningkatkan efisiensi bukan lagi sekadar pilihan, namun kewajiban. Netmarks Indonesia menyediakan solusi DMS yang dirancang untuk membantu perusahaan Anda mencapai produktivitas maksimal.
hubungi kami di marketing@netmarks.co.id untuk informasi lebih lanjut, atau whatsapp kami di +62 878 8033-2112 Klik di Sini untuk Konsultasi Gratis dan temukan bagaimana kami dapat membantu bisnis Anda!
Frequently Asked Question
Apa itu Document Management System?
Document Management System (DMS) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola dokumen secara digital. Dengan sistem ini, perusahaan dapat menyimpan, melacak, dan mengelola dokumen lebih mudah, baik dokumen digital asli maupun hasil digitalisasi dokumen fisik.
Apa keunggulan utama dokumen digital dibandingkan dokumen fisik?
Dokumen digital memberikan akses yang lebih cepat dan efisien, serta mengurangi biaya jangka panjang. Misalnya, fitur pencarian dalam DMS mampu memotong waktu pencarian dokumen hingga 20% dibandingkan metode manual. Selain itu, digitalisasi dokumen juga mendukung inisiatif keberlanjutan dengan mengurangi penggunaan kertas.
Apakah DMS kami mendukung kolaborasi antar divisi pada dokumen?
Ya, DMS yang dimiliki Netmarks Indonesia memungkinkan beberapa pengguna untuk bekerja pada dokumen yang sama secara bersamaan, dengan pembaruan real-time dan kontrol versi untuk memastikan integritas dokumen.
Bagimana cara kerja DMS?
- Penginputan dokumen ke dalam DMS,
- Lalu setelah dokumen Anda terunggah, DMS akan mengindeks dokumen sehingga mudah dicari,
- Penyimpanan dan Backup, dokumen yang telah diunggah, disimpan dengan aman,
- Pelaporan dan audit, berguna untuk mencatat laporan log, audit, dan melacak aktivitas.
Apakah sistem DMS dapat dihubungkan dengan perangkat lunak lain?
Ya, kebanyakan DMS modern mendukung integrasi dengan perangkat lunak lain seperti ERP, CRM, dan aplikasi kolaborasi seperti Microsoft Teams atau Slack. Hal ini membantu perusahaan menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan produktivitas.
Apakah pengelolaan dokumen digital mendukung otomatisasi alur kerja dokumen?
Ya, DMS kami memungkinkan pembuatan alur kerja otomatis untuk persetujuan dokumen, pemberitahuan, dan proses lainnya, meningkatkan efisiensi operasional.
Commenti