Mengapa process invoice sangat membutuhkan Robotic Process Automation (RPA)? Proses invoice di perusahaan sangat memakan waktu dan tenaga. Invoice dari dan ke ratusan bahkan ribuan vendor dan customer memiliki berbagai format. Selain banyaknya format invoice, pekerjaan manual dan berulang seperti mengambil informasi dari PDF dan kemudian melakukan entri data ke dalam sistem ERP juga sangat memakan waktu. Karena itulah, muncul kebutuhan mendesak untuk mengidentifikasi dan mengotomatisasi beberapa proses invoice untuk menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi operasional.
UiPath sebagai salah satu platform Robotic Process Automation (RPA) terkemuka memiliki UiPath Document Understanding yang sudah banyak diimplementasikan di berbagai departemen keuangan. UiPath Document Understanding adalah solusi robot software yang bisa memahami dokumen untuk mengekstrak, menafsirkan, dan memproses data, bahkan dari PDF, gambar, tulisan tangan, dan scans. UiPath Document Understanding dapat memahami dokumen dalam berbagai tata letak dan format, tidak terstruktur seperti tulisan tangan, check boxes, tanda tangan, dokumen terbalik, miring, bahkan beresolusi rendah. Solusi ini melakukan pre-training machine learning models untuk mengembangkan Robotic Process Automation (RPA) dengan AI (Artificial Intelligence).
Berikut proses invoice yang dapat dipercepat dengan UiPath Robotic Process Automation (RPA):
A. Proses Invoice Procure to Pay
Tingkatkan akurasi pemprosesan invoice dengan menggunakan otomatisasi yang dikombinasikan dengan AI (UiPath Document Understanding) untuk merekayasa ulang alur kerja, mendigitalkan pengumpulan, validasi, dan penyimpanan invoice. RPA mengekstrak, menafsirkan, dan memproses data untuk Anda, bahkan dari PDF, gambar, tulisan tangan, dan pindaian, sehingga mengurangi waktu penyelesaian dan membebaskan waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang sangat manual.
B. Proses Invoice Order to Cash
Ketika harus menagih pelanggan Anda, ada banyak langkah manual yang harus dilakukan. Membuat invoice, memvalidasinya sebelum dikirim, memposting piutang, dan membuat laporan. Manfaatkan RPA dan hapus pekerjaan manual pada proses dan prosedur pembuatan invoice dan rasakan peningkatan produktivitas 3x lipat.
Manfaat penggunaan Robotic Process Automation (RPA) pada proses invoice sudah dirasakan oleh perusahaan global Thermo Fisher Scientific. Didirikan lebih dari 70 tahun yang lalu, Thermo Fisher Scientific telah berkembang menjadi perusahaan global yang besar. Perusahaan ini memiliki lebih dari 90.000 karyawan di berbagai unit bisnis yang melayani pelanggan di 50 negara. Perusahaan memiliki ribuan vendor yang mengirimkan data semi-terstruktur dalam berbagai format. Sebelum menggunakan RPA, perusahaan masih menggunakan proses manual dalam mengambil informasi dari PDF kemudian melakukan entri data ke dalam sistem Coupa (enterprise business spend-management solution). Pekerjaan-pekerjaan tersebut sangat mengurangi efisiensi.
Thermo Fisher Scientific memutuskan untuk menerapkan solusi UiPath Document Understanding (tersedia melalui UiPath Business Automation Platform). Proyek pertama adalah mengotomatiskan pemprosesan invoice P2P melalui Coupa. Proses ini menggunakan kemampuan UiPath Document Understanding untuk mengekstrak data dari PDF yang diterima dari Coupa-invoice, pesanan pembelian, dan dokumen terkait. Kemudian UiPath Action Center digunakan untuk memvalidasi hasil yang diekstrak atau menanyakan detail yang kurang (jika diperlukan). Thermo Fisher memiliki tim yang berbasis di Amerika Utara dan tim lain di Eropa yang membantu meninjau data yang diekstrak.
Solusi ini membutuhkan waktu sekitar 12 minggu untuk merancangnya. Karena dokumen berasal dari berbagai vendor dalam format yang berbeda, perusahaan menggunakan UiPath AI Center untuk mengajarkan model machine learning (ML) untuk memahami semua bidang khusus di berbagai variasi dokumen. Setelah penerapan awal, solusi ini beroperasi dengan tingkat akurasi 82,4% saat membaca dokumen. Solusi ini telah mengurangi 70% waktu yang dibutuhkan untuk memproses invoice, dengan sekitar 53% dari semua invoice ditangani tanpa keterlibatan manusia. Hal ini membantu tim keuangan P2P perusahaan secara dramatis mengurangi beban kerja delapan karyawan tetap yang mengelola sekitar 824.000 invoice setiap tahunnya.
Solusi ini stabil dan terukur, memungkinkan Thermo Fisher Scientific untuk mereplikasinya di seluruh work flow dan grup lainnya. Solusi ini juga dapat digunakan untuk invoice dan tagihan yang dikirim secara internal antar grup dan unit bisnis. Ingin mengikuti jejak sukses Thermo Fisher Scientific dalam mengimplementasikan Robotic Process Automation (RPA) UiPath yang juga sudah dilengkapi fitur Artificial Intelligence (AI) untuk mengingkatkan efisiensi bisnis? Segeralah menghubungi Netmarks Indonesia untuk konsultasi melalui form contact us pada website ini atau email ke marketing@netmarks.co.id
Sources: