RPA atau yang dikenal dengan Robotic Process Automation adalah sebuah software yang dapat mempelajari, meniru dan mengerjakan pekerjaan manusia secara otomatis, terutama pekerjaan yang memiliki rules dan bersifat berulang atau repetitif. RPA ini juga memiliki peran yang sangat penting di dunia bisnis, loh. Salah satunya adalah penggunaan RPA oleh perusahaan untuk bagian Procurement.
Procurement yang memiliki banyak tahap dimulai dari perencanaan strategis, pemilihan vendor, pembelian barang atau jasa hingga proses pembayaran dan penilaian kerja vendor ini memakan banyak waktu dalam pengerjaannya. Tetapi, dengan menggunakan RPA seluruh proses dari procurement dapat dikerjakan secara otomatis, juga meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengerjaannya. Dengan adanya RPA, tim procurement juga dapat lebih fokus dalam menciptakan strategi baru. Berikut adalah kegunaan RPA dalam proses procurement:
Proses Purchase Request ke Purchase Order
Biasanya perusahaan harus melakukan purchase request dan order secara manual, sehingga memakan waktu dan adanya kemungkinan error. Tetapi dengan menggunakan RPA, semua proses dimulai dari request hingga order dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat.
Perencanaan Permintaan dan Penawaran
RPA mengelola bagian yang berbeda-beda secara sekaligus, yaitu bagian yang mengelola procurement, pengiriman, pergudangan dan persediaan. Contohnya, RPA akan memberikan notifikasi kepada bagian procurement jika ia mendeteksi bahwa gudangnya penuh dengan persediaan.
Pengelolaan Stok
RPA membantu tim procurement dalam memonitor stok secara real-time, jadi ketika persediaannya rendah tim akan mendapatkan notifikasi dan dapat segera memesan produk untuk melakukan stok ulang.
Pengelolaan Work Order
Sekarang ini, perusahaan sudah mulai menggunakan RPA untuk mengelola work order sehingga ketika ada permintaan dari pelanggan, tim procurement dapat segera memproses permintaan tersebut. Dan jika work order tersebut sudah selesai dikerjakan, software akan segera menutup work order tersebut dan memberikan notifikasi kepada pelanggan atau / klien mengenai statusnya.
Pemrosesan Faktur
Pemrosesan faktur yang biasanya membutuhkan 15 tahapan dalam prosedur dapat dikerjakan oleh RPA hanya dengan 4 tahap. RPA dapat mengurangi waktu pengerjaan dan meminimalisir adanya error. Tim procurement memindai OCR (Optical Character Recognition) yang ada pada faktur untuk melakukan ekstraksi data, software nantinya akan secara otomatis menyocokkan data tersebut dengan purchase order. Kemudian, jika datanya sudah cocok, maka faktur akan secara otomatis masuk ke dalam sistem.
Dengan RPA, anda dapat meningkatkan efisiensi, akurasi dan juga menghemat waktu dalam penyelesaian pekerjaan. Ingin tahu lebih lengkap mengenai kegunaan RPA? Klik disini untuk informasi lebih lanjut.
Anda juga dapat menghubungi kami di: marketing@netmarks.co.id