5 Dokumen yang Paling Mudah Diotomasi (Invoice, DO, Form QC, SPK, Klaim)

Dokumen operasional yang dikerjakan berulang, memiliki struktur jelas, dan terhubung ke proses inti bisnis adalah kandidat paling ideal untuk otomasi. Pada level decision making, keputusan mengotomasi dokumen bukan semata soal efisiensi, tetapi soal standarisasi proses, peningkatan compliance, percepatan pengambilan keputusan, dan penguatan kontrol biaya.

Artikel ini dibuat untuk membantu pengambil keputusan memahami konteks bisnis, alur implementasi, potensi risiko, dan dampak finansial yang nyata bukan sekadar daftar fitur alat.

Mengapa Dokumen Ini Paling Mudah Diotomasi?

Prinsip utamanya: otomasi menggantikan kerja administratif, bukan pengambilan keputusan bisnis.

1) Invoice (Account Payable / Account Receivable)

Tantangan di Lapangan

• Invoice vendor datang dalam banyak format.

• Proses pencocokan (PO → GR → Invoice) dilakukan manual.

• Risiko invoice duplikat dan salah input.

Alur Otomasi yang Matang

1. Sistem menangkap invoice dari email/portal.

2. OCR + Document Understanding mengekstraksi data penting.

3. Sistem melakukan 3-way match dengan PO & penerimaan barang.

4. Jika sesuai → langsung masuk persetujuan.

5. Jika tidak → masuk exception queue untuk dicek.

KPI yang Ditingkatkan

• Touchless Rate meningkat

• Cycle Time AP menurun signifikan

• DPO/DSO lebih terkendali sesuai strategi keuangan

2) Delivery Order (DO) / Surat Jalan

Tantangan di Lapangan

• Banyak DO dibuat manual di gudang.

• Bukti serah barang (Proof of Delivery) sulit dilacak.

• Akurasi stok terpengaruh jika update dilakukan terlambat.

  
  

Alur Otomasi

1. DO dihasilkan otomatis dari Sales Order atau Work Order.

2. Dokumen digital dikirim ke tim gudang/kurir.

3. Serah terima menggunakan tanda tangan digital + foto bukti.

4. Status pengiriman ter-update ke sistem secara real-time.

   
   

Dampak yang Terjadi

• Billing bisa diproses lebih cepat (cash-in lebih cepat).

• Inventori lebih akurat.

• Risiko kehilangan dokumen fisik hilang.

  
  

3) Form Quality Control (QC)

Tantangan di Lapangan

• Pencatatan QC bervariasi antar shift/operator.

• Validasi pass/fail tidak konsisten.

Alur Otomasi

1. Form QC distandarisasi dalam format digital.

2. Input dilakukan melalui device seperti tablet.

3. Sistem otomatis menandai hasil yang menyimpang.

4. Data QC terhubung ke histori produksi & audit trail.

   
   

Nilai yang Diperoleh

• Traceability meningkat.

• Audit eksternal lebih mudah.

• Keputusan penahanan barang lebih cepat.

Baca Juga : Transformasi Digital Administrasi Rumah Sakit Dengan Optical Character Recognition (OCR)

4) SPK / Work Order

Tantangan di Lapangan

• SPK sering tersebar di Excel, pesan chat, bahkan grup WA.

• Sulit memantau progres atau beban kerja aktual.

  
  

Alur Otomasi

1. SPK dibuat otomatis dari rencana produksi atau tiket kerja.

2. Sistem mengalokasikan pekerjaan berdasarkan kapasitas tim.

3. Teknisi mengupdate status melalui perangkat mobile.

4. Sistem menutup pekerjaan dan mencatat biaya/ waktu.

   
   

Dampak bagi Manajemen

• Beban kerja tim terlihat jelas.

• SLA kerja terpantau.

• Pengambilan keputusan kapasitas lebih presisi.

  
  

5) Form Klaim (Garansi, Logistik, Asuransi)

Tantangan di Lapangan

• Dokumen bukti tersebar.

• Validasi klaim membutuhkan banyak konfirmasi.

  
  

Alur Otomasi

1. Form klaim diisi digital + upload bukti pendukung.

2. Sistem mengecek kelengkapan otomatis.

3. Klaim yang valid langsung masuk antrian persetujuan.

   
   

Hasil yang Dicapai

• Waktu penyelesaian klaim berkurang.

• Pelanggan merasa lebih dilayani.

• Risiko fraud menurun.

  
  

Dampak Bisnis Menyeluruh

Sebelum melihat angka atau indikator, penting untuk memahami bahwa otomasi bukan semata mengganti pekerjaan manual, tetapi mengubah pola kerja menjadi lebih konsisten, terukur, dan dapat dipantau. Dampak yang dihasilkan bukan hanya efisiensi waktu, tetapi juga peningkatan kualitas keputusan dan keandalan data.

Checklist Kesiapan Organisasi

Tidak semua organisasi langsung siap mengotomasi proses. Kesiapan ini lebih terkait pada konsistensi kebiasaan kerja dan kejelasan aturan, bukan pada tingkat kecanggihan teknologi. Checklist berikut membantu menilai titik awal yang realistis sebelum memulai implementasi.

Jika ≥ 2 jawaban ✅ → otomasi dapat dimulai dari pilot area.

Roadmap Implementasi 6–8 Minggu yang Realistis

Transformasi proses tidak terjadi dalam sekali langkah. Ia perlu pendekatan bertahap, terstruktur, dan mempertimbangkan kesiapan orang, sistem, dan kebiasaan kerja. Roadmap berikut disusun agar perubahan dapat diterima tim, berjalan stabil, dan memberikan dampak yang terukur.

Fase 1 : Pemahaman Proses & Standarisasi (Minggu 1–2)

Pada tahap ini, yang terpenting bukan teknologi, melainkan kesepakatan pola kerja. Tim melakukan observasi proses yang berjalan saat ini, mengidentifikasi variasi format dokumen, alur persetujuan, serta titik-titik yang menyebabkan keterlambatan. Hasil akhirnya adalah template dokumen baku, SOP sederhana, dan daftar aturan validasi yang akan digunakan dalam sistem.

Output: Format dokumen final, daftar aturan verifikasi, alur persetujuan yang disepakati.

Fase 2 : Integrasi Sistem & Automasi Alur Dasar (Minggu 3–4)

Setelah format dan SOP jelas, teknologi diintegrasikan ke ERP/WMS atau modul terkait. Sistem otomatis menangkap dokumen masuk, mengekstraksi data penting, dan meneruskannya ke tahap pemeriksaan atau persetujuan sesuai aturan.

Penting dipahami bahwa teknologi tidak menggantikan sistem yang ada, tetapi mempercepat dan menkonsistensikan alur. Automasi dilakukan dengan Document Management System (DMS), OCR untuk pembacaan data otomatis, dan Process Automation (RPA) sebagai penghubung data antara dokumen dan ERP/WMS. Pendekatan ini memastikan integrasi tanpa mengganti sistem inti yang sudah mapan.

Output: Dokumen dapat mengalir otomatis dari input → validasi → persetujuan. Dokumen dapat mengalir otomatis dari input → validasi → persetujuan.

Fase 3 : Pilot Operasional & Pelatihan Pengguna (Minggu 5–6)

Pilot diterapkan pada area terbatas terlebih dahulu (misalnya 1 gudang, 1 lini produksi, atau daftar vendor prioritas). Pada tahap ini, fokus utama adalah adopsi tim. Pelatihan dilakukan dengan pendekatan praktis, didampingi sesi umpan balik harian atau mingguan.

Output: Proses berjalan stabil pada skala kecil, tim mulai terbiasa.

Fase 4 : Skalasi & Monitoring Berkelanjutan (Minggu 7–8)

Setelah pilot stabil, otomatisasi dapat diperluas ke unit lain. Dashboard KPI mulai diterapkan untuk memantau touchless rate, cycle time, dan tingkat akurasi. Perbaikan dilakukan secara kontinyu berdasarkan data.

Output: Proses yang terukur, terstandardisasi, dan siap diperluas.

Hubungi Tim Kami

Ingin melihat bagaimana roadmap ini dapat diterapkan langsung pada alur kerja di perusahaan Anda?

Silakan hubungi tim kami untuk:

• Konsultasi kebutuhan automasi, OCR, DMS, RPA untuk bisnis

• Demo alur otomatisasi

• Perhitungan ROI & estimasi timeline implementasi

Kami siap membantu Anda menjalankan otomasi yang tidak hanya mempercepat proses, tetapi juga memperkuat tata kelola operasional. Untuk melihat bagaimana automasi dapat mendukung proses bisnis di perusahaan Anda. Anda dapat mengunjungi halaman solusi RPA Netmarks untuk mempelajari solusi lebih lanjut ,