Ini Dia Pentingnya Menggunakan Software Asset Management Untuk Perusahaan

Updated: Dec 17, 2021


Snow Software SAM
Snow Software SAM

Salah satu kegiatan karyawan di departemen IT adalah mengelola software pada device atau aset perusahaan. Sebagai seorang staff IT yang mengelola software pada aset perusahaan anda harus mengelola berbagai macam software di banyak aset perusahaan seperti laptop dan PC. Pengelolaan software tersebut meliputi install dan uninstall, update atau maintenance, mengatur perjanjian dan pembayaran lisensi, mengumpulkan data pemakaian dan mengatur hak ases pengguna yang sering kali berbeda-beda tergantung dari jabatan maupun departemen terkait. Selain banyaknya hal yang harus dilakukan dalam pengelolaan software aset perusahaan, tidak jarang software-software tersebut membutuhkan penanganan khusus untuk setiap software. Rumitnya pengelolaan software pada aset perusahaan seringkali membuat staff IT di perusahaan tersebut kewalahan terlebih lagi jika staff IT tersebut bekerja di sebuah perusahaan besar yang memiliki lebih dari 1000 devices, tentu pengelolaan software di banyak aset perusahaan akan menjadi pekerjaan rumah tersendiri.

Kelalaian atau keterlambatan dalam pengelolaan software-software pada aset perusahaan dapat mengakibatkan terganggunya aktivitas kerja karyawan yang lain seperti misalnya seorang teknisi perlu menggunakan suatu software yang ada pada salah satu aset perusahaan yang biasa digunakannya untuk dapat bekerja di lapangan, namun saat akan digunakan ternyata lisensinya belum dibayarkan dan proses pembayaran lisensi tersebut membutuhkan waktu yang tidak sebentar karena harus meminta izin dari berbagai departemen. Tentu peristiwa ini akan mengganggu aktivitas bekerja teknisi tersebut. Oleh karena itu, penting untuk suatu perusahaan terutama perusahaan besar yang memiliki lebih dari 1000 aset yang masing-masing menggunakan berbagai macam software untuk menggunakan Software Asset Management.


Snow Software Implementation
Snow Software Implementation

Software Asset Management atau Manajemen Aset Perangkat Lunak adalah strategi bisnis untuk mendapatkan kembali anggaran dan memaksimalkan penghematan dengan secara aktif mengontrol dan mengotomatisasi pengadaan, penggunaan, dan penyebaran lisensi perangkat lunak. 3 hal yang penting dalam Software Asset Management adalah :


1. Lisensi

Lisensi adalah aset yang perlu dikelola. Setiap lisensi berisi ketentuan khusus tentang bagaimana produk perangkat lunak dapat diinstal dan digunakan. Sebagai pengguna, tugas anda adalah memastikan perusahaan anda mematuhi syarat dan ketentuan perjanjian lisensi.


2. Kepatuhan (Compliance)

Kepatuhan dalam penggunaan software atau batasan hak-hak dalam penggunaan lisensi penting untuk dipatuhi oleh perusahaan yang menggunakan Software Asset Managemet karena jika perusahaan atau pengguna software melanggar perjanjian lisensi ataupun menggunakan hak-hak penggunaan melebihi ketentuan yang telah ditentukan maka perusahaan dapat dikenakan biaya lebih bahkan lisensinya dapat dicabut jika ketidakpatuhannya sudah sangat besar.

Kepatuhan penggunaan juga termasuk kepatuhan hak ases dan kepatuhan keamanan seperti pembobolan akun maupun pengambilan dan penyebaran data yang tidak seharusnya juga menjadi poin penting pada Software Asset Management.


3. Strategi Optimalisasi

Software Asset Management tidak akan optimal jika tidak memiliki strategi yang baik. Strategi tersebut meliputi penyesuaian harga dengan penggunaan lisensi. Maksudnya adalah perusahaan harus menyesuaikan kebutuhan lisensi mereka dengan kebutuhan aktivitas karyawannya. Sebagai contoh jika suatu perusahaan memerlukan fitur-fitur pada lisensi hanya sampai level intermediate maka perusahaan hanya perlu membayar lisensi sampai level advance karena karyawannya tidak membutuhkannya, sehingga pengeluaran perusahaan untuk lisensi tersebut lebih efisien sesuai kebutuhan.

Jika peristiwa-peristiwa yang telah disebutkan diatas pernah terjadi pada perusahaan anda seperti terkendalanya pekerjaan karena lisensi software, rumitnya mengelola lisensi sampai tidak efektifnya pengaturan keuangan perusahaan untuk pembayaran lisensi, maka sebaiknya perusahaan anda mulai mempertimbangkan penggunaan Software Asset Management. Anda dapat menghubungi Netmarks Indonesia agar dapat membantu mengimplementasikan salah satu Software Asset Management terbaik yaitu Snow Software Asset Management sesuai kebutuhan perusahaan anda.


sources :

https://www.gartner.com/reviews/market/software-asset-management-tools

https://www.usu.com/en-us/what-is-software-asset-management/

20 views0 comments