top of page

Kelebihan Document Management System (DMS) Terintegrasi Tanda Tangan Digital

Updated: Nov 21, 2023


document management system dms tanda tangan digital

Organisasi di berbagai industri menghasilkan banyak sekali dokumen. Namun, mengelola volume dokumen yang terus bertambah adalah tugas yang cukup sulit. Dibandingkan dengan dokumen digital, dokumen fisik cenderung lebih rentan terhadap risiko hilang, baik dicuri maupun tertinggal. Belum lagi risiko kerusakan kertas akibat banjir, kebakaran, atau bencana lainnya. Perusahaan dapat menghindari risiko ini dengan mendigitalisasi dokumen fisik.


Solusi yang dapat menjawab permasalahan diatas adalah Document Management System (DMS). Document Management System (DMS) adalah platform yang dapat membantu mengelola dokumen digital secara efektif. Data tak terstruktur seperti dokumen-dokumen word, PDF, email, dan gambar yang dipindai dapat disimpan secara aman melalui cloud serta accessible untuk pengguna yang berwenang dengan bantuan teknologi ini. Platform ini mengelola seluruh siklus dokumen, mulai dari digitalisasi, penyimpanan, dan orkestrasi hingga arsip.


Selain permasalahan pengelolaan dokumen, digital signature atau tanda tangan digital dalam workflow approval menjadi tantangan lain dalam digitalisasi. Tanda tangan basah atau approval manual biasanya memakan waktu berhari-hari bahkan berminggu-minggu. Kondisi ini dapat terjadi karena pengguna yang harus menandatangani dokumen tidak berada di kantor ataupun karena dokumen fisik memerlukan tanda tangan dari berbagai departemen atau staff yang bersangkutan.


Salah satu solusi yang dapat diintegrasikan dengan Document Management System (DMS) adalah digital signature atau tanda tangan digital. Tanda tangan digital digunakan untuk memvalidasi dokumen elektronik dan menggantikan tanda tangan fisik tradisional secara legal. Banyak penyedia layanan tanda tangan digital yang dapat menyediakan tanda tangan digital yang aman untuk menjamin identitas pengguna. Tanda tangan digital berfungsi seperti tanda tangan biasa, yaitu sebagai pernyataan atau bukti bahwa pemilik tanda tangan setuju dengan isi dokumen yang ditandatangani. Namun, yang membedakannya tentu saja cara pembuatannya, yaitu secara digital, tidak seperti tanda tangan basah yang menggunakan pena. Cara pembuatan tanda tangan digital yang mudah juga membuatnya banyak digunakan, salah satunya oleh bagian legal di sebuah perusahaan.


Berikut beberapa kelebihan Document Management System (DMS) yang terintegrasi dengan digital signature atau tanda tangan digital:


1. Legally Recognized Worldwide


Tanda tangan digital sah secara hukum dan diakui di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Di banyak negara, tanda tangan digital memiliki status yang sama dengan tanda tangan fisik tradisional. Oleh karena itu, menggunakan tanda tangan digital di departemen hukum dapat memastikan bahwa dokumen elektronik yang ditandatangani secara digital memiliki keabsahan hukum yang sama dengan salinan fisik yang ditandatangani secara fisik.


2. Easy Storage and Access


Cara membuat tanda tangan digital yang dapat dilakukan di mana saja dan kapan saja akan memudahkan departemen legal dalam pekerjaan sehari-hari. Dokumen yang ditandatangani secara digital dapat dengan mudah disimpan secara elektronik dan diakses kapan saja dan di mana saja melalui sistem penyimpanan elektronik atau cloud yang ada pada Document Management System (DMS). Proses ini memudahkan seluruh departemen untuk mengelola dan mengakses dokumen tanpa menghadapi tantangan fisik dari penyimpanan dan pengarsipan dokumen fisik tradisional. Departemen-departemen pada perusahaan dapat merespons kebutuhan bisnis dengan cepat dan efisien dengan akses yang mudah.


3. Cost Savings


Penggunaan Document Management System (DMS) yang terintegrasi Digital Signature menghilangkan biaya-biaya dokumen dan tanda tangan fisik seperti pencetakan, pengiriman, dan pengarsipan dokumen fisik. Selain itu, penggunaan Document Management System (DMS) dan tanda tangan digital juga dapat mengurangi biaya yang terkait dengan kesalahan manusia, seperti kesalahan pengetikan atau kesalahan dalam mengelola dokumen fisik.


Document Management System (DMS) berbasis Tanda Tangan Digital sangat penting bagi setiap bisnis yang berurusan dengan sejumlah besar dokumen dan data agar lebih mudah digunakan dan diakses. Selain itu, risiko pemalsuan atau penyalahgunaan kontrak juga dapat diminimalkan. Seperti yang disebutkan sebelumnya, tanda tangan digital memiliki sertifikat digital di dalamnya. Sertifikat digital berfungsi sebagai enkripsi. Ketika tanda tangan digital ditempatkan pada kontrak digital, sertifikat digital akan mencatat tanda tangan bersama dengan semua data penting yang tercantum, seperti identitas penandatangan dan waktu penandatanganan. Sertifikat digital juga mencatat setiap perubahan yang terjadi pada kontrak digital. Jadi jika pihak luar mencoba merusak kontrak, Anda dapat dengan mudah melacaknya.

Jika Anda ingin meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda menggunakan Document Management System (DMS) terintegrasi Tanda Tangan Digital silahkan menghubungi Netmarks Indonesia melalui form contact us pada website ini atau dengan email ke marketing@netmarks.co.id


Sources:

Comments


bottom of page