RPA untuk Procurement: Manfaat, Cara Kerja, dan Contoh Penerapannya
RPA (Robotic Process Automation) untuk procurement adalah penggunaan robot perangkat lunak untuk menjalankan pekerjaan administratif yang berulang dan berbasis aturan dalam proses pengadaan. Teknologi ini dapat membantu memeriksa purchase requisition, membuat purchase order, memperbarui data vendor, memproses invoice, mencocokkan dokumen, hingga menyusun laporan.
RPA tidak menggantikan seluruh peran tim procurement. Negosiasi, pemilihan pemasok strategis, evaluasi risiko, dan persetujuan transaksi penting tetap membutuhkan pertimbangan manusia. Peran RPA adalah mengambil alih pekerjaan manual yang menyita waktu agar tim dapat lebih fokus pada strategi pengadaan, pengendalian biaya, dan hubungan dengan vendor.
Secara ringkas:
RPA cocok untuk proses bervolume tinggi dengan aturan yang jelas.
Bot dapat bekerja pada ERP, aplikasi procurement, email, portal vendor, dan spreadsheet.
Dokumen seperti invoice membutuhkan dukungan OCR atau Intelligent Document Processing.
Proses yang tidak sesuai aturan harus diteruskan kepada manusia untuk diperiksa.
Keberhasilan otomatisasi diukur melalui waktu proses, tingkat kesalahan, kepatuhan, dan biaya.
Bagaimana RPA dapat Membantu Procurement?
Robotic Process Automation atau RPA merupakan teknologi yang menggunakan software robot untuk meniru interaksi pengguna dengan sistem digital. Bot dapat membuka aplikasi, mengambil data, mengisi formulir, memindahkan file, mengirimkan notifikasi, dan menjalankan transaksi sesuai aturan yang telah ditentukan.
Dalam procurement, teknologi ini dapat bekerja sebagai lapisan otomatisasi di atas sistem yang sudah digunakan perusahaan. Artinya, perusahaan tidak selalu harus mengganti ERP atau aplikasi procurement yang ada.
Sebagai contoh, bot dapat mengambil purchase requisition dari satu sistem, memeriksa kelengkapannya, meneruskannya kepada approver, membuat purchase order di ERP, kemudian mengirimkan dokumen tersebut kepada vendor.
Namun, RPA standar tidak mempelajari proses atau mengambil keputusan kompleks secara mandiri. Menurut UiPath, RPA terutama digunakan untuk menangani tugas digital yang repetitif dan berbasis aturan. Kemampuan untuk memahami dokumen, menganalisis risiko, atau memberikan rekomendasi memerlukan teknologi tambahan seperti OCR, machine learning, dan AI.
Bagaimana Cara Kerja RPA dalam Proses Procure-to-Pay?
Procure-to-pay atau P2P adalah rangkaian proses pengadaan sejak kebutuhan pembelian diajukan sampai vendor menerima pembayaran.
Alur dasarnya terdiri dari:
Purchase Requisition → Validasi → Approval → Purchase Order → Penerimaan Barang → Invoice → Pencocokan Dokumen → Pembayaran → Pelaporan
RPA dapat membantu pada beberapa bagian alur tersebut.
Purchase Requisition
Bot mengambil permintaan pembelian dari formulir, email, spreadsheet, atau aplikasi internal. Data seperti nama barang, jumlah, cost center, anggaran, dan pemohon diperiksa berdasarkan aturan yang berlaku.
Jika informasi belum lengkap, sistem dapat mengirimkan notifikasi kepada pemohon. Apabila data sesuai, permintaan diteruskan ke tahap persetujuan.
Approval
Permintaan pembelian dikirimkan kepada pihak yang berwenang berdasarkan nilai transaksi, jenis barang, divisi, atau cost center.
Bot dapat memantau status approval dan mengirimkan pengingat jika permintaan belum ditinjau dalam batas waktu tertentu.
Purchase Order
Setelah disetujui, bot memasukkan informasi transaksi ke ERP dan membuat purchase order. Dokumen kemudian dikirimkan kepada vendor melalui email atau portal pemasok.
Penerimaan Barang atau Jasa
Informasi penerimaan barang dicatat di ERP atau warehouse management system. Data ini nantinya menjadi salah satu dasar untuk memeriksa invoice vendor.
Pemrosesan Invoice
Invoice yang masuk melalui email atau portal dapat dibaca menggunakan OCR atau Intelligent Document Processing. Informasi seperti nomor invoice, nama vendor, tanggal, nilai transaksi, dan nomor PO diekstraksi menjadi data terstruktur.
RPA kemudian memindahkan data tersebut ke sistem yang membutuhkannya.
Three-Way Matching
Sistem mencocokkan tiga dokumen utama:
Purchase Order
Goods Receipt
Invoice
Jika data sesuai, invoice dapat diteruskan ke tahap persetujuan pembayaran. Jika terdapat perbedaan harga, jumlah, pajak, atau informasi vendor, transaksi masuk ke exception queue untuk diperiksa oleh tim terkait.
Pembayaran dan Pelaporan
Setelah invoice disetujui, informasi diteruskan ke sistem keuangan untuk dijadwalkan pembayarannya. Bot juga dapat memperbarui status transaksi dan menyusun laporan untuk procurement maupun finance.
Dalam praktik modern, proses P2P dapat melibatkan kombinasi robot perangkat lunak, workflow, document processing, AI agent, ERP, dan manusia. UiPath menjelaskan procure-to-pay automation sebagai orkestrasi lintas sistem procurement, accounts payable, dokumen, dan kanal vendor tanpa harus mengganti sistem inti perusahaan.
Proses Procurement yang Dapat Diotomasi
Tidak semua pekerjaan procurement harus langsung diotomasi. Kandidat terbaik biasanya memiliki volume tinggi, aturan yang jelas, input digital, dan pola yang relatif stabil.
Berikut beberapa penerapan yang paling relevan.
Pemeriksaan Purchase Requisition
Bot dapat memeriksa apakah permintaan pembelian telah memiliki informasi wajib, seperti deskripsi kebutuhan, kuantitas, cost center, anggaran, dan dokumen pendukung.
Permintaan yang sesuai diteruskan ke approver. Permintaan yang belum lengkap dikembalikan kepada pemohon dengan pemberitahuan mengenai informasi yang perlu diperbaiki.
Pembuatan Purchase Order
Setelah permintaan disetujui, data dapat dimasukkan ke ERP secara otomatis untuk membuat purchase order.
Otomatisasi ini mengurangi input berulang dan membantu memastikan data pada PO sesuai dengan permintaan yang telah disetujui.
Supplier Onboarding
Proses onboarding vendor biasanya membutuhkan pemeriksaan formulir, dokumen legal, data rekening, informasi pajak, dan persetujuan internal.
RPA dapat membantu memeriksa kelengkapan dokumen, memasukkan data vendor ke sistem, mengirimkan permintaan perbaikan, dan memperbarui status onboarding. Pemeriksaan risiko dan keputusan akhir tetap dilakukan oleh pihak yang memiliki kewenangan.
Pengumpulan dan Pengolahan Quotation
Bot dapat mengambil quotation dari email atau portal vendor, mengekstraksi informasi tertentu, lalu menyusunnya dalam format perbandingan yang seragam.
Hasil tersebut membantu tim procurement mengevaluasi penawaran. Namun, pemilihan vendor sebaiknya tetap mempertimbangkan kualitas, risiko, kemampuan pemasok, ketentuan kontrak, dan faktor strategis lainnya.
Monitoring Purchase Order
Bot dapat memantau PO yang belum diproses, terlambat dikonfirmasi, atau mendekati tanggal pengiriman.
Jika ditemukan keterlambatan, sistem dapat mengirimkan notifikasi kepada vendor dan tim internal tanpa harus memeriksa setiap transaksi secara manual.
Monitoring Persediaan
RPA dapat membaca informasi stok dari ERP atau warehouse management system secara berkala.
Ketika jumlah persediaan berada di bawah batas minimum, bot dapat mengirimkan peringatan atau membuat draft purchase requisition. Keputusan pembelian tetap mengikuti kebijakan persediaan dan persetujuan perusahaan.
Pemrosesan Invoice
Invoice yang diterima dapat ditangkap dari email, portal vendor, atau folder tertentu. OCR mengekstraksi data dari dokumen, sedangkan RPA memasukkan hasilnya ke ERP serta mengambil dokumen pembanding.
Invoice yang lolos pemeriksaan dapat diproses lebih lanjut. Transaksi dengan data berbeda diteruskan kepada tim accounts payable atau procurement.
Pelajari juga dokumen operasional yang paling mudah diotomasi, termasuk invoice, delivery order, dan work order.
Pelaporan Procurement
Data pembelian, vendor, PO, invoice, dan pengiriman dapat dikumpulkan dari beberapa sistem secara otomatis.
Bot dapat membantu membuat laporan rutin mengenai:
Total pengeluaran
Status purchase order
Transaksi berdasarkan kategori
Waktu pemrosesan
Kinerja vendor
Pembelian di luar kontrak
Invoice bermasalah
Kepatuhan terhadap SOP
Tim procurement dapat menggunakan laporan tersebut untuk analisis pengeluaran, evaluasi vendor, dan perencanaan strategi pengadaan.
Manfaat RPA bagi Divisi Procurement
Manfaat otomatisasi tidak hanya berupa penghematan waktu. Dampaknya juga dapat terlihat pada kualitas data, pengendalian proses, dan kemampuan tim dalam menjalankan fungsi strategis.
Mempercepat Siklus Pengadaan
Pemeriksaan data, input ke ERP, pembuatan PO, dan pengiriman notifikasi dapat dilakukan tanpa menunggu pekerjaan manual.
Proses yang lebih cepat membantu perusahaan memenuhi kebutuhan operasional sekaligus mengurangi risiko keterlambatan pengadaan.
Mengurangi Kesalahan Input
Bot menjalankan transaksi berdasarkan data dan aturan yang telah ditentukan. Hal ini membantu mengurangi kesalahan akibat penyalinan data antarsistem.
Meskipun demikian, akurasi tetap bergantung pada kualitas data sumber, konfigurasi aturan, dan penanganan exception.
Meningkatkan Kepatuhan
Setiap permintaan dapat diperiksa berdasarkan approval matrix, batas anggaran, daftar vendor, atau kebijakan pembelian.
Proses yang berada di luar ketentuan dapat ditandai dan diteruskan untuk pemeriksaan lebih lanjut.
Memperkuat Audit Trail
Aktivitas bot dapat dicatat, termasuk waktu transaksi, sumber data, status proses, serta kegagalan yang terjadi.
Jejak tersebut membantu perusahaan menelusuri transaksi dan menyiapkan kebutuhan audit.
Mengurangi Risiko Pembayaran Bermasalah
Pencocokan invoice dengan purchase order dan penerimaan barang membantu menemukan ketidaksesuaian sebelum pembayaran dilakukan.
Perusahaan juga dapat menambahkan pemeriksaan nomor invoice, rekening vendor, atau transaksi duplikat berdasarkan kebijakan internal.
Meningkatkan Visibilitas
Data dari beberapa tahapan dapat dikumpulkan menjadi dashboard atau laporan terpadu. Tim dapat mengetahui permintaan yang menunggu persetujuan, PO yang terlambat, invoice yang bermasalah, dan vendor yang memerlukan tindak lanjut.
Memberikan Waktu untuk Pekerjaan Strategis
Ketika pekerjaan administratif berkurang, tim procurement dapat lebih fokus pada:
Strategic sourcing
Negosiasi
Analisis pengeluaran
Evaluasi risiko vendor
Pengembangan pemasok
Optimalisasi kontrak
Perencanaan kebutuhan
Cost-saving initiative
Perbedaan Peran RPA, OCR, AI, dan Manusia
Otomatisasi procurement yang matang umumnya tidak hanya menggunakan satu teknologi.
Komponen | Peran utama | Contoh |
RPA | Menjalankan tugas digital berbasis aturan | Memasukkan data ke ERP dan membuat PO |
OCR/IDP | Mengubah dokumen menjadi data terstruktur | Mengekstraksi nomor invoice dan nilai transaksi |
Workflow | Mengatur urutan proses dan persetujuan | Meneruskan permintaan berdasarkan approval matrix |
AI atau AI agent | Membantu menangani konteks dan variasi | Mengklasifikasikan exception atau merangkum risiko |
Manusia | Mengambil keputusan dan menangani kasus khusus | Memilih vendor dan menyetujui transaksi strategis |
Pada 2026, perkembangan otomatisasi bergerak menuju kombinasi RPA, AI, dan orkestrasi proses. RPA tetap berperan sebagai lapisan eksekusi, sedangkan AI membantu menangani informasi yang lebih kompleks.
Perusahaan dapat mempelajari pendekatan tersebut dalam pembahasan mengenai integrasi RPA, AI, dan machine learning dalam hyperautomation.
Bagaimana Menentukan Proses yang Cocok Diotomasi?
Sebelum mengembangkan bot, perusahaan perlu memastikan proses yang dipilih memang sesuai.
Proses procurement menjadi kandidat yang baik apabila:
Dilakukan berulang kali
Memiliki volume transaksi tinggi
Menggunakan aturan yang jelas
Input dan outputnya dapat diidentifikasi
Memiliki sedikit variasi
Menggunakan data digital
Melibatkan perpindahan data antarsistem
Memiliki dampak yang dapat diukur
Tidak terlalu sering mengalami perubahan
Memiliki pemilik proses yang jelas
Sebaliknya, proses yang belum memiliki SOP, sangat bergantung pada penilaian manusia, atau sering berubah sebaiknya distandarisasi terlebih dahulu.
KPI Otomatisasi Procurement
Keberhasilan implementasi harus diukur menggunakan kondisi sebelum dan setelah otomatisasi.
Beberapa KPI yang dapat digunakan adalah:
KPI | Hal yang diukur |
Requisition-to-PO cycle time | Waktu sejak permintaan dibuat hingga PO diterbitkan |
Touchless transaction rate | Persentase transaksi yang selesai tanpa intervensi manual |
Invoice exception rate | Persentase invoice yang membutuhkan pemeriksaan manusia |
PO compliance rate | Persentase transaksi yang mengikuti prosedur PO |
Cost per transaction | Biaya pemrosesan setiap permintaan, PO, atau invoice |
Duplicate invoice rate | Jumlah invoice duplikat yang ditemukan |
On-time payment rate | Persentase pembayaran yang dilakukan sesuai jadwal |
Supplier onboarding time | Waktu yang dibutuhkan untuk mengaktifkan vendor |
Bot success rate | Persentase proses yang berhasil dijalankan bot |
Hours saved | Waktu kerja manual yang berhasil dialihkan |
Pengukuran tersebut juga dapat digunakan untuk menghitung ROI dari implementasi RPA.
Langkah Implementasi RPA untuk Procurement
Petakan Proses Saat Ini
Dokumentasikan seluruh tahapan, sistem, dokumen, aturan, pelaksana, serta masalah yang paling sering terjadi.
Tentukan Prioritas
Pilih proses yang memiliki volume tinggi, aturan stabil, dan potensi dampak terbesar. Perusahaan dapat memulai dari input purchase requisition, pembuatan PO, atau pemrosesan invoice.
Tetapkan Baseline
Catat waktu proses, jumlah transaksi, tingkat kesalahan, biaya, dan volume exception sebelum otomatisasi dijalankan.
Standardisasi SOP dan Data
Pastikan format dokumen, approval matrix, data vendor, serta aturan validasi telah disepakati.
Rancang Alur Otomatisasi
Tentukan pekerjaan bot, sistem yang digunakan, kondisi berhasil, jenis exception, pihak yang bertanggung jawab, serta pencatatan aktivitas.
Jalankan Pilot
Terapkan otomatisasi pada satu proses, unit, kategori, atau kelompok vendor terlebih dahulu. Pilot membantu perusahaan mengevaluasi hasil tanpa mengambil risiko terlalu besar.
Uji dan Monitor
Lakukan pengujian terhadap kondisi normal maupun tidak normal. Pantau bot success rate, exception, waktu proses, dan kualitas data.
Evaluasi dan Skalakan
Setelah pilot stabil, bandingkan hasil dengan baseline. Otomatisasi dapat diperluas secara bertahap ke proses atau unit lainnya.
Contoh Hasil Penerapan di Perusahaan
NTT Communications menggunakan UiPath untuk meningkatkan proses procurement. Menurut studi kasus UiPath, program awal perusahaan tersebut diproyeksikan menghemat lebih dari 60.000 jam kerja per tahun.
Sementara itu, Bayer menggunakan intelligent automation untuk memeriksa purchase request pada SAP, memastikan permintaan mengikuti standar perusahaan, dan memvalidasi informasi vendor.
Hasil setiap perusahaan dapat berbeda. Volume transaksi, kompleksitas sistem, kualitas data, dan kesiapan proses akan memengaruhi dampak yang diperoleh.
Otomatisasi Procurement Bersama Netmarks Indonesia
Implementasi yang berhasil membutuhkan pemahaman proses bisnis, integrasi sistem, pengembangan bot, keamanan akses, monitoring, dan change management.
Netmarks Indonesia membantu perusahaan melakukan assessment, memilih proses yang tepat, mengembangkan otomatisasi, serta mengintegrasikannya dengan sistem yang telah digunakan.
Melalui solusi Robotic Process Automation Netmarks Indonesia, perusahaan dapat mengotomatisasi pekerjaan administratif di procurement maupun divisi lain tanpa harus langsung mengganti sistem inti.
Ingin mengetahui proses procurement mana yang paling layak diotomasi?
Hubungi Netmarks Indonesia untuk mendiskusikan kebutuhan, demo alur otomatisasi, serta estimasi dampaknya terhadap operasional perusahaan.
Kesimpulan
RPA membantu divisi procurement mengotomatisasi pekerjaan repetitif seperti pemeriksaan permintaan, pembuatan purchase order, pembaruan data vendor, pemrosesan invoice, pencocokan dokumen, dan pelaporan.
Teknologi ini bekerja paling efektif pada proses yang memiliki aturan jelas dan data yang terstruktur. Keputusan strategis, negosiasi, persetujuan penting, serta penanganan kasus khusus tetap membutuhkan manusia.
Dengan proses yang tepat, governance yang jelas, dan pengukuran KPI sejak awal, otomatisasi dapat mempercepat siklus pengadaan, mengurangi kesalahan, meningkatkan kepatuhan, dan memberikan lebih banyak waktu bagi tim untuk berfokus pada aktivitas strategis.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa itu RPA dalam procurement?
RPA dalam procurement adalah penggunaan robot perangkat lunak untuk menjalankan pekerjaan administratif berbasis aturan, seperti memeriksa permintaan pembelian, membuat PO, memasukkan data invoice, dan memperbarui laporan.
Apakah RPA dapat menggantikan tim procurement?
Tidak. RPA mengambil alih pekerjaan repetitif, sedangkan manusia tetap menangani negosiasi, evaluasi risiko, pemilihan vendor, persetujuan strategis, dan exception.
Proses procurement apa yang paling mudah diotomasi?
Proses dengan aturan jelas dan volume tinggi, seperti input purchase requisition, pembuatan purchase order, supplier onboarding, pemrosesan invoice, monitoring status PO, dan pelaporan.
Apa perbedaan RPA dan procurement software?
Procurement software mengelola fungsi dan data pengadaan. RPA bekerja sebagai lapisan otomatisasi yang menjalankan tugas serta memindahkan informasi di antara aplikasi procurement, ERP, email, spreadsheet, dan portal vendor.
Apakah RPA dapat membaca invoice?
RPA biasanya memerlukan OCR atau Intelligent Document Processing untuk mengekstraksi informasi dari invoice. Setelah datanya tersedia, bot dapat memindahkannya ke ERP dan menjalankan pemeriksaan berdasarkan aturan.
Apa itu three-way matching?
Three-way matching adalah proses mencocokkan purchase order, bukti penerimaan barang, dan invoice. Tujuannya memastikan barang, jumlah, dan nilai tagihan sesuai sebelum pembayaran diproses.
Bagaimana mengukur keberhasilan otomatisasi procurement?
Keberhasilannya dapat diukur melalui cycle time, touchless transaction rate, exception rate, biaya per transaksi, PO compliance, on-time payment, tingkat keberhasilan bot, dan waktu kerja yang berhasil dihemat.
Comments